Ⅴ．メールの添付ファイル

目標　メールで添付ファイルが届いて、それが大切なファイルなら、まず、「名前を付けて保存」しましょう。次の順序で説明しています。クリックして興味のある項目をご覧ください。

１．ワードファイルを作成する

２．自分宛てにメールを出す

３．添付ファイルを開いてみる

４．まず、右クリックして保存する

１．ワードファイルを作成する

まず、ファイルが添付されたメールを受信する状況をつくります。そのために、メールに添付するワードファイルを作成し、それをメールに添付して自分宛てのアドレスに送ります。

ワードの新規文書（白紙）を開き、「ぱそこんのぱ_写真」フォルダーにある任意の写真を追加します。そして、「ぱそこんのぱ_文書」フォルダーに「ぱそこんのぱ.docx」という名前を付けて保存します。

図５－１　ぱそこんのぱ.docxファイル

２．自分宛てにメールを出す

このファイルをメールに添付し、自分宛てに送信します。

そして、メールを受信します。Outlookをお使いならホームタブのリボンの右端の「すべてのフォルダーを送受信」をクリックするとメールを直ちにダウンロードします。他のメールソフトをご使用の場合も、「再読み込み」ボタンなどをクリックしてメールサーバーにメールを取りに行ってください。

下の図はOutlookで受信したメールを開いたところです。赤枠は添付ファイルを示しています。

図５－２　メールに添付されたファイル

３．添付ファイルを開いてみる

メールに添付されたファイルをダブルクリックます。ワードが立ち上がって、ファイルが開きます。めでたし、めでたし！

ちょっと待った！

このファイルが大切なもので後日また開くか、編集することがあるものなら、添付のままでなく、パソコンのフォルダーに保存する必要があります。保存しないと…

● 後日、このファイルを開くために、また、このメールを開く必要があります。次から次へと届くメールに押しやられて、「見つからない！」ということになります。

● パソコンサークルで、メールの練習も兼ねて、教材をメールで送ることがあります。添付ファイルをダブルクリックして開き、画面上部に表示される「編集を有効にする」ボタンをクリックして、みなさん編集を始めます。さて、出来上がったファイルを保存しようとすると次のような画面が出ます。サァ、どうしましょう。

図５－３　「文書のコピーを作成します」と指示される

Outlookは「…変更を保存するには、文書のコピーを作成します。」と表示して、上書き保存ができません。

結局、「名前を付けて保存」をクリックして保存場所を指定し、ファイル名を付けて保存することになるのですが、このあたりで、戸惑ってしまうことが多く見られます。後で、きっと、「ファイルが見つからない！」と叫ぶことになります。そうならないために…

４．まず、右クリックして保存する

メールの添付ファイルを保存したいときは、開いたファイルを閉じて（図５－１の状態にして）、直ちにドキュメントフォルダーなどに保存するようにします。

（１）添付ファイルが１個のとき

図５－２のように添付ファイルが１個の時は、添付ファイルのアイコンの上で右クリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。

図５－４　「名前を付けて保存」を選択

次の画面が表示されるので、保存先とファイル名を決めて「保存」ボタンをクリックします。ここでは、ドキュメントフォルダーの「ぱそこんのぱ_文書」フォルダーを選ぶことにします。

そのフォルダーには「ぱそこんのぱ.docx」ファイルがありますので、ファイル名を「ぱそこんのぱ_添付ファイル.docx」と変えてから「保存」ボタンをクリックすることにします。

図５－５　保存場所とファイル名を指定する

● ファイル名を変えるとき、たとえば「ぱそこんのぱ.docx」と表示されているときに「ぱそこんのぱ.docx_添付ファイル」と入力される方を見かけます。ファイル名の末尾の.docxなどは、ファイル名を変更しても末尾にくるように「ぱそこんのぱ_添付ファイル.docx」のように変更します。

● 設定によっては.docx（拡張子）が表示されない場合もあり、そのときは気にせずファイル名を変更できます。（拡張子をみて、これはワードファイル、これは画像ファイルというように、ファイルの種類を意識することも、パソコンを使いこなすには必要と思います。拡張子を表示するようエクスプローラで設定しておきましょう。）

（２）添付ファイルが複数個のとき

添付ファイルのうちの１つの上で右クリックして「すべての添付ファイルを保存」をクリックします。