え～そうなの！
メール関連
１．メールの差出人名と宛名
パソコンでメールを受信したときの差出人名は相手のパソコンに設定してある名前が表示されます。携帯メールでは受信側の携帯の電話帳に設定した名前で表示されるのとは異なります。ご主人のお名前で設定されたパソコンを奥様が使ってメールを出すと、相手にはご主人名でメールが届きます。
Outlook2016をお使いの場合、差出人名は次のようにして確認できます。
（１）Outlookを立ち上げ「ファイル」タブをクリック
（２）「アカウントの設定」をクリック
（３）チェックが付いているアカウントをダブルクリック
開いた画面の「ユーザー情報」の「名前」欄に入力されている文字列が差出人名です。これが、相手のパソコンに表示されます。
パソコンをご家族で共用するとき、上で開いた「アカウントの設定」でアカウントをもう一つ別に登録し、差出人名を別の名前に設定できます。メールアドレスやサーバーの設定は同じです。メールを出すときに「差出人」の項目でアカウントを選択する必要はありますが。
メールの宛名はOutlookの連絡帳の場合、下の図の赤枠内に入力した文字列が相手に表示されます。連絡帳の登録時に、この赤枠内には自動的に文字列が入ります。その文字列内のメールアドレスは削除して、相手の名前に 様 を付けるなど修正することも必要かもしれません。
２．ファイルサイズを小さくして添付する
複数の写真を添付すると、その合計のファイルサイズが大きくなり過ぎて相手にメールが届かないことがあります。メールが相手に届くまでに経由するサーバーの中で能力の低いサーバーで制限を受けてしまいます。一般には10MBを超えそうなときはファイルサイズを小さくする工夫をした方が無難です。添付ファイルの合計サイズを減らすには次のような方法も使えます。メールソフトにはOutlookを使うものとします。
（１）送ろうとする写真すべてを選択
（２）写真の上で右クリック
（３）「送る」をクリック
（４）「メール受信者」をクリック
（５）ピクチャのサイズを選ぶと「予想合計サイズ」が
表示されます。（10MB以下になるようにサイズを選ぶ）
（６）「添付」をクリック
（７）Outlookを開く（送信画面にファイルが添付されている）
この方法で画像でないファイルを添付すると、そのままメールに添付されます。
３．複数のファイルを1個にして添付する
関係の深い複数のファイルをまとめてメールに添付したいときは圧縮ツールを使うと便利です。Jpegはそれ自体が圧縮されたファイルなので、まとめて圧縮しても効果は微々たるものですが、複数のファイルを1個のファイルにできるので、相手への説明も楽になります。
（１）送ろうとするファイルすべてを選択
（予め同じフォルダーにファイルを集めておく）
（２）ファイルの上で右クリック
（３）「送る」をクリック
（４）「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック
（５）拡張子が.zipのファイル（フォルダー）が作成される
（６）メールソフトを開いてzipファイルを添付する
４．メール不達通知（英文）
メールを送信して1分も経たないうちに次のような英文のメールが届くことがあります。自分の送ったメールのアドレスに何か問題があったかもしれません。
送信元 件名（太字）とメール本文の最初の部分
送信元は Mail Delivery Subsystem （メール配信窓口）で
件名は Returned mail: see transcript for details （不達通知： 詳細は写しを参照）となっています。
（例１）
件名をダブルクリックして本文を見てみましょう。（添付ファイルは開かない方が安全です。）
上の本文では、赤枠で示す部分に書いてあるメールアドレスは「誤りである」と書いてあります。メールアドレスに致命的な間違いがある...との意味です。メールサーバーに使われてるソフトウェアが英語国で作成されているためエラーのメールも英文になっています。
赤枠で示す部分に書いてあるアドレスが、あなたが送信した相手のものなら、何が間違いだったかを調べる必要があります。
● 相手がメールアドレスを変更したかもしれません。
● あなたの連絡帳が間違っているかもしれません。
● あなたがメールアドレスの入力を間違ったかもしれません。
● 相手が、メールを受信したら転送するように設定している
別のメールアドレスがつかえなくなったか、間違っているかもしれません。
特に、初めてメール出す人のときは、メールを送信してからしばらくはこのような英文の不達メールが届かないかを確かめることが必要です。
メールアドレスを訂正したとき、そのアドレスを含むグループ連絡先は自動的には訂正されません。該当のアドレスをグループから削除し、訂正したアドレスをグループに再び加える作業が必要です。
（例２）
次の例は、受信者側のメールサーバーが満杯となった場合です。受信箱がいっぱいのため、あなたが送ったメールが受信箱に入らない…という通知です。
The user account is temporarily over quota. （このユーザーのメール受信サーバーは規定量を超えています）
このような不達通知が届いたら相手に知らせてあげましょう。相手のパソコンでの設定を変更する必要があります。
設定方法は10. メールサーバーにコピーを置く を参照してください。
５．メールの並び替え
Outlookを使ってメールを送受信しているとき、次のようにして受信トレー内のメールを並び替えることができます。受信トレーの一番上には表題が表示されています。
文字が小さく読みにくいときは画像をクリックしてください。
「受信日時」をクリックすると、受信した日付が新しいものから古いものへ、もう一度クリックすると受信した日付が古いものから新しいものへ、クリックするごとに並び替わります。
「差出人」をクリックすると同じ差出人が集められて表示されます。注目している差出人をクリックしておいて、表題の「差出人」をクリックするとその人からのメールが集まります。
同様に、表題の「件名」をクリックすると同じ件名のメールが集められて並び替えられます。
後で参照することがありそうなメールのフラグをクリックしてオンにしておくと、表題の右端の「フラグ」をクリックして素早く見つけることができます。
６．添付ファイルの保存
メールに添付されたファイルを保存するには次のようにします。
（１）メールを開く
（２）添付ファイルのアイコンの上で右クリック
（３）「名前を付けて保存」をクリック
（４）開いた画面で保存場所とファイル名を確かめる
（５）「保存」をクリック
☆ 添付ファイルの数だけ繰り返す
☆あるいは、最初にすべての添付ファイルを選択して
おき、選択範囲の上で右クリックする
Outlookでメールを開くと件名と本文の間に添付ファイルが表示されます。下の図は、４個の写真が添付されている例です。
Outlookでも上の手順で保存できますが、右クリックする代わりに▼印をクリックしてすべての添付ファイルを保存できます。
（１）添付ファイルの右にある小さな▼印をクリック
（２）上の図のようなメニューが開くので
「名前を付けて保存」をクリックし、場所と名前を確認して「保存」する
あるいは
「すべての添付ファイルを保存」をクリックすると、すべての添付ファイルを同時に保存できる
７．メーリングリストの注意点
会員の間で情報を共有するためメーリングリストが使われます。メーリングリストでは、ある決められたメールアドレスに送信すると、登録されている会員全員にメールが配信されます。メールを受けた側では誰々にメールが配信されているかはわかりません。会員リストはメーリングリストの管理者が管理しています。
誰かがメールを発信すると、それについて意見のある人が返信して、会員間でテーマについての理解が深まります。メールは顔が見えないので文字だけでやりとりしますから、いろんな人が返信することで気づかなかったことが見えてきます。ありがたいことです。
ところが、「新しいテーマ」についてメールを発信したいときに、先に届いている「別のテーマ」のメールに返信する方法でメールを発信すると、会員に届くメールの件名は「別のテーマ」になっています。読み手は、その件名も目に入れてメール文を読みますから、間違った解釈や誤解が生じる可能性があります。顔が見えないメールだからこそ起こりうるトラブルです。
メーリングリストに新しいテーマで投稿したいときは、メールへの返信ではなく新規のメールを作成します。既存のテーマに意見を書くときは、そのテーマについてのメールに返信するようにします。メールの件名とテーマが一致するように注意して発信すべきです。
テーマのことをスレッドともいい、一続きのひもを指す言葉です。人がメールを読むときは、これまでの流れ（スレッド）が頭を支配するので、件名が違っていると、とんでもない解釈をしてしまうことも起こり得ます。
８．Gmailからプロバイダーメールの発信
インターネットプロバイダーと契約するとメールアドレスがもらえます。たとえば、so-net、yahoo (ybb)、ocn、scn-net、jcomなどのメールが使えるようになります。このようなメールアドレスを、ここではプロバイダーメールと呼びます。
プロバイダーから届いた情報をもとに、Outlookなどのアプリを設定してメールを送信・受信するのが一般的です。しかし、この方法では、設定を済ませたパソコンでしかメールの送受信ができません。
プロバイダーがWebメールをサポートしているなら、ブラウザーを使ってププロバイダーメールの送受信ができます。ただ、Outlookに慣れているとWebメールアプリは貧弱に見えて、使いたがらない人が多いようです。基本的な機能は果たしているのですが。
そこで、プロバイダーメールをGメールサーバーに転送するように設定しておくと、パソコンやスマホ、タブレットでＧmailアプリを使ってメールを受信すれば、Gメールはもとよりプロバイダーメールも受信できることになります。Ｇmailアプリは、宣伝メールなどを分離してくれる仕組みになっているので、慣れればOutlookより使い勝手が良いはずです。
次に、Gmailアプリからプロバイダーメールを発信できるようにメールアドレスの追加をしておくと完璧です。これは、Gmailアプリからメールを送信するとき、通常ならGメールアドレス（@gmail.com）で送信されますが、プロバイダーメールアドレス（たとえば@xxx.so-net.ne.jp）を選んで送信できるように設定できます。また、届いたメールに返信すると受信したアドレスを発信元として返信できるようになります。
このように「転送」と「メールアドレスの追加」をしておくと、あなたのパソコンやスマホではGmailアプリを使用してプロバイダーメールもGメールも送受信できます。プロバイダーメールを送った相手には、あなたがまさかGmailアプリを使っているとは想像できません。パソコンだけでなく、スマホからもプロバイダーメールを簡単に送受信できるようになります。
ただし、プロバイダーメール側がTLSまたはSSLをサポートしていないとGmailアプリにプロバイダーメールを組込むことができません。TLSやSSLは安全な通信路を構築するセキュリティのための基準です。ある基準を満たしたプロバイダーでないとGメールの代わりをさせてもらえません。このような場合は、プロバイダーのレベルアップを待つしか仕方ありません。
（１）プロバイダーメールをGmailに転送設定
すでにGメールアドレスをお持ちになっていることが前提で説明を進めます。また、プロバイダーメールのセキュリティレベルが心配なっ時は（２）項から先に設定してみる方が手間が省けます。
プロバイダーのマイページにアクセスして、プロバイダーメールをGメールアドレスに転送するように設定します。たとえば、
So-netメールの場合、So-netマイページにログインし「オプションサービス」タグからメールの転送設定ができます。
Yahooメールの場合は右上の「設定・利用規約」をクリックして「メールの設定」→「POP/IMAPアクセスと転送」と進み設定します。ただし、無料アドレスの場合は“Yahoo!ダイレクトオファー”を認めたことになり宣伝メールを受けることになります。
（２）Gmailにプロバイダーメールを追加する
【注意】 プロバイダーメールがTLSまたはSSLに対応している必要があります。
① Gmailを開き、右上の設定ボタンをクリックします。クイック設定が開きますが「すべての設定を表示」をクリックして詳細な設定ができる画面に進みます。
「設定」ボタン
② 「アカウントとインポート」タブをクリックします。
③ 開いた画面で「他のメールアドレスを追加」をクリック
「アカウントとインポート」画面
④ 開いた画面でプロバイダーメールアドレスを入力します。
メールアドレスとパスワードを入力
⑤ 「エイリアスとして扱います」にチェックを入れます。
エイリアスとはGメールの代わりにプロバイダーメールアドレスを使用するという意味です。
⑥ 「次のステップ」をクリックすると次の画面が開きます。
SMTPサーバーなどの入力
⑦ SMTPサーバーのアドレス、ユーザー名、パスワードを入力
⑧ 「TLS」か「SSL」のどちらかを選択します。
⑨「アカウントを追加」をクリックして完了です。
お使いのプロバイダーのSMTPサーバーがTLSやSSLに対応していないと「認証に失敗しました」と表示してプロバイダーメールを組込むことはできません。
「アカウントとインポート」画面
⑩「アカウントとインポート」画面に戻り追加した方の
メールアドレスの右に表示されている「デフォルトに設定」
をクリックします。
「アカウントとインポート」画面
⑪ 追加した方のメールアドレスの右が「デフォルト」になる。
※ Gmailアプリからメールを出すときのメールアドレスは「デフォルト」の側のアドレス（エイリアス）が使用されます。Gmailに転送されてきたメールは変わりなく受信できます。
Googleの連絡先アプリを整備しておくと、Gmailアプリから相手先を選ぶときに便利です。また、Androidスマホへの住所録の移行が極めて楽にできます。
９．To / Cc / Bcc
メールを出すときの画面に、To（宛先）、Cc、Bccという入力欄があります。
To（上の画像では宛先）には、文字通りメールの宛先、相手のメールアドレスを連絡帳（アドレス帳）から選択して入力するか、手入力します。
CcはCarbon copyの略で、複写、控えの意味です。To（宛先）に指定した主の送り先に対して、副の送り先をCcの入力欄に連絡帳（アドレス帳）から選択して入力するか、手入力します。副の送り先の人たちにも参考までに電文を見てもらいたいときにCcを使います。ToやCcのアドレスに届いたメールには、お互いに誰に送られているかが判ります。
BccはBlind carbon copyの略です。Bccの欄に入力したアドレスは、ToやCcとして届いたメールには記載されません。
メールアドレスが他に知れることで、迷惑をかけるような状況ではBccを活用します。Toには自分のアドレスを指定し、Bccに（複数の）相手のメールアドレスを指定すれば受信者同士のアドレスを隠すことができます。
また、ToとCcを使い、さらにBccを使うと、ToとCcの人はお互いに誰に送られているかがわかりますが、Bccの人のメールアドレスはは見えません。ToとCcの人たちは発信者を含めて仲間ですが、「Bccの人たちは、ToとCcの人たちとは無関係だが情報は共有したい」というような状況で使われます。
10. サーバーにコピーを置く
パソコンを複数台持っていて、どのパソコンからもメールが読めるのは非常に便利です。あるパソコンでメールを読んでも、メールサーバーにメールのコピーを置くように設定しておくと、他のパソコンでも読むことができます。
お使いのプロバイダーのメールサーバーによってはある量以上は古いメールを消す、などと仕様が異なる場合があります。
お使いのメールサーバーにコピーを置ける上限がある場合は、どんどんコピーを残すとやがて、メールサーバーが新しいメールを受け付けなくなります。メールの送信元には「サーバーが満杯で送信できない」旨の英文のメールが返ります。
そのようなメールサーバーの場合は、複数あるパソコンのうち特定のパソコンでメールを取り込んだらメールサーバーから消す（コピーを残さない）設定をしておきます。
Outlookの場合は、次のように設定します。
（１）Outlookを開きファイルタブをクリック。
（２）「アカウント設定」をクリック。
（３）開いた画面で「アカウント設定」をクリック。
（４）「名前」欄のアカウントをダブルクリック
（５）右下の「詳細設定」をクリック
（６）「詳細設定」タブをクリック（下の画面が開く）
（７）「全般」タブの一番下の
「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェックを
外す
（８）「ＯＫ」をクリックしてすべての画面を閉じる。
「サーバーにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れ、削除する日数を設定することで、サーバーが満杯になることを避けることができます。
11. 連絡先とアドレス帳
メールソフトのOutlookに「連絡先」と「アドレス帳」があります。「連絡先」のデータからメールに関係するデータだけを抜き出したものが「アドレス帳」です。
「連絡先」はOutlookを立ち上げ、左下隅にあるボタンをクリックすると開きます。
新しい連絡先を登録するとき、「連絡先」を開いてからホームタブの「新しい連絡先」ボタンをクリックしてもよいですが、もっと便利な方法があります。
受信したメールを開き、相手のメールアドレスの上で右クリックします。開いた画面で「Outlookの連絡先に追加」をクリックすると「連絡先」に登録できます。
その後で「連絡先」を開いて、必要な修正をします。連絡先には、メールアドレスの他に住所や電話番号なども登録できます。しかし、もしウィルスなどに感染して連絡帳のデータを持ち出されることを考えると、余計なデータは入力しない方が無難です。
連絡先に追加した後に必要と思える修正は、相手の姓名と相手にメールが届いたときの宛名の表示です。「連絡先」の次の個所が相手に表示される文字列です。（携帯では相手の携帯に登録された文字列が表示されますが、PCメールの場合は送り手のPCの設定を表示します。）
相手の姓名を修正すると「表示名」が決定します。相手にメールが届いたときに、赤枠で示す部分が表示されます。
たとえば “ぱそこんのぱ 様” のように変更することもできます。「様」や「さま」を付けられて不快に思う人はいないはずで、メールでのコミュニケーションを効果的にするためにも利用したいところです。
さて、メールを出すときは「新しい電子メール」ボタンをクリックして「宛先」ボタンをクリックします。
「アドレス帳」が開くので、宛先として並べたい人を選択し、その画面の下にある「宛先」ボタンをクリックします。
アドレス帳が開いたとき、「その他のフィールド」ボタンがクリックされていると登録されているはずのメールアドレスがまったく表示されないので注意します。
12. パソコンから携帯メールを送受信
携帯電話のメールは、一昔は携帯からしか送受信できませんでした。今ではパソコンに設定すれば各社の携帯メールをパソコンから送受信できます。携帯が手元にないときなどに便利です。
その設定方法は携帯会社によって異なり、それぞれのホームページを参照してください。
13. 使い捨てメールアドレス
24時間だけ有効なメールアドレス。メールアドレスを取得して利用し、相手からそのメールアドレスに届くメールはログインして読むことができる。
14. メールが届かない！
その１
「相手がメールを出したというが、ちっとも届かない」という問い合わせがありました。受信トレーの「折りたたみ／展開」ボタンをうっかりクリックしてしまうと、このようなことが起こります。
Outlookの受信トレーにメールが並びますが、その一番左に小さなボタンがあります。＞は折りたたみ状態を示していて、クリックするとリストを「展開」します。Ｖは展開状態を示していて、クリックするとリストを折りたたみます。
リストとはメールの一覧で、リストから1つのメールを選んで内容を読みます。「今日」のところのリストを折りたたんでいると、メールが着信しても気づきません。
その２
「メールを出した」という連絡があったときに、「すべてのフォルダーの送受信」をクリックしてみると届くことがあります。「すべてのフォルダーの送受信」ボタンはOutlookを立ち上げて「送受信」タブをクリックするとリボンの左端にあります。
Outlookというソフトは、一定の間隔でメールサーバーをチェックして着信があればメールをOutlookにダウンロードします。メールサーバーをチェックする間隔は、次のようにして確認できます。
「送受信」タブをクリックし「送受信グループ」をクリックすると次のような画面が開きます。
「送受信グループの定義」をクリックします。
この例では、30分ごとにメールのチェックをする設定になっています。間隔を狭めると、コンピューターの能力をOutlookソフトに割くことになり、同時に動作するソフトへのサービスが手薄になってしまいます。間隔を長くしておき、メールの着信をチェックしたいときには「すべてのフォルダーの送受信」ボタンをクリックするのがいいかもしれません。
Outlookはメールサーバーからメールをダウンロードするためのソフトです。メールをパソコンにダウンロードして読むのではなく、ブラウザーでメールサーバーにアクセスしてメールを送受信することができます。このような方式をWebメールと呼んで、多くのプロバイダーがサポートしています。Webメールで「メールが届かない」ということが起これば、まさにメールサーバーに届かないわけですから、原因はメールサーバー以前ということになります。
15．OutlookでYahoo!メールを設定するとき
Outlookというメール送受信のアプリで、これまで使えていたのに使えなくなった…、あるいはOutlookに新しくYahoo!メールを設定しようとするがうまくいかない…ことがあります。このとき、次のような画面が出てＯＫボタンをクリックしても先に進めません。
開いた画面の右上にある「メール」ボタンをクリックしてYahooメールアドレスとパスワードでログインします。OutlookでYahoo!メールを送受信するには、それに続く設定画面で「Yahoo! Japan公式アプリ以外からのアクセスも有効にする」を選択することが必要になりました。確かに、OutlookはYahoo! Japan公式アプリではありません。（2020/8/24)
※ここでは、Yahoo!メールアドレス（@yahoo.co.jp）について書いています。詳しくは
Yahoo!メールヘルプを参照してください。有料のYahoo!BBメールアドレス（@ybb.ne.jp）については こちらをご覧ください。
ログインすると次のような画面が開きます。
右上の「設定・利用規約」をクリックします。
開いたウィンドウで「メールの設定」をクリックします。
「IMAP/POP/SMTPアクセスとメール転送」をクリックします。
① 「Yahoo! Japan公式アプリ以外からのアクセスも有効にする」をクリックします
② 「保存」をクリックします。
③ Outlookの設定情報が必要なときクリックします。
①②の設定を終えてから、③をクリックして開く画面の情報を参考にOutlookの設定をします。①②の手続きをせずにOutlookの設定を始めると設定情報が正しくても先へ進めません。
ここでは無料版のYahoo!メールについて書いています。有料版のYBBメールやその追加メールアドレスの場合は①②は必要なく、また③ではなくYBB用の設定情報を使用してOutlookを設定します。
OutlookはIMAPアクセスとPOPアクセスのどちらでも使えますがIMAPアクセスはモバイル端末限定となっています。IMAPアクセスではメールそのものはメールサーバーにあります。読むにはインターネット接続が必要です。POPアクセスではメールそのものをサーバーからパソコンにダウンロードして読みます。インターネット接続が普通になった現在では一般的にはIMAPアクセスで良いといえますが、Yahoo!ではIMAPアクセスはモバイル端末に限定しています。
それぞれのアクセスでの設定情報は次の通りです。
有料版のYBBメールとその追加Yahoo!メールの場合は以下とは異なる情報でOutlookを設定します。
