Ｐ．防災用品リスト

Googleドキュメントで防災用品リストを作ってみましょう。画面の大きいパソコンで作成し、狭い物置や納戸の中ではスマホで備蓄状況をチェックできます。自分のパソコンとスマホ間で情報を共有するための練習でもあります。

   ワードで作成したものをスマホで見るには少々面倒ですが、Googleドキュメントなら即座に見ることができます。片方で変更すれば他方にもすぐ反映されます。

次のような内容を説明しています。

（１）Googleドキュメントを開く  

【ファイル名】

（２）防災用品リストを作成する  

【文書のタイトル】【スタイル】【表を作成】【表の複製】【セルの結合】【セルの結合の解除】【文字の配置】【列の挿入】【列の削除】

【列幅の変更】【行の挿入】【行の削除】【印刷レイアウトをオフに】

【目次を表示する】

（３）スマホで編集する  

【Googleアカウント】【Googleドキュメントアプリ】

【編集モード】【編集の完了】【目次を表示】

（４）共有する  

（５）バックアップをとる  

Googleドキュメントは、Googleドライブの環境で使える、ワードに似たアプリです。クラウドで作成し、クラウドに保存します。パソコンにはブラウザーさえ入っていればＯＫです。

パソコンでGoogle検索画面を開いて右上の９点ボタンをクリックし「ドライブ」をクリックするとGoogleドライブが開きます（図１）。Googleドライブを初めて使うときは　  ネットの活用／Googleドライブとは　を参照してください。

図１　「新規」をクリックする

Googleドキュメントアプリを立ち上げるには「新規」ボタンをクリックします。

  ここではマイドライブにファイルを作成します。マイドライブに作成したフォルダーに作成するときは、そのフォルダーの中で「新規」ボタンをクリックします。

図２　Googleドキュメントをクリックする

開いたウィンドウで「Googleドキュメント」をクリックします。

図３　白紙のGoogleドキュメントが開く

【ファイル名】

図３の左上の「無題のドキュメント」をクリックし「防災用品リスト」と入力します。

  ここに入力した文字列がGoogleドキュメント・ファイルのファイル名になります。

図４　文書のタイトルを入力する

【文書のタイトル】

1. １行目に「防災用品リスト」と入力し文字列全体を選択します
2. フォント選択ボタン②をクリックし「メイリオ」をクリックします
3. フォントサイズボタン③をクリックし24ptにします
4. 「Ｂ（太字）」ボタン④をクリックし太字にします
5. フォントの色ボタン⑤をクリックします
6. 表示されたパレットで色を選択⑥します

【スタイル】

例として図５に記入した３カ所で保管するとします。

図５　保管場所

保管場所の３行すべてを選択し、フォントスタイルを「見出し１」に設定します。これは、後で目次を作成するためです。リストが長くなると、目的の保管場所を見つけにくくなります。そんなとき、この文書の先頭に目次があると目的の保管場所にすぐに飛べます。

図６　フォントスタイルの設定

1. 「標準テキスト」の右の▼ボタン①をクリックし
2. 「見出し１」②をクリックします。

図７　見出し１スタイル設定

【表を作成】

1. 最初の見出しの右端にカーソルを置き「挿入」①をクリック

図８　表を作る

2. 開いたメニューで②「表」をクリックします。
3. ③横４コマ、縦４コマをドラッグし
4. クリックすると４行４列の表が作成されます。
5. 第１行目に列タイトルを次のように入力します。

図９　表を作る

6. 第１行（タイトル行）の４列をドラッグして選択します。

図10　タイトル行を作る

6. 「配置」①をクリックし
7. 「中央揃え」②をクリックします。
8. 「Ｂ］③をクリックしタイトル文字を太字にします。

次に、タイトル行の背景に色を付けましょう。

9. タイトル行の４列を選択します。
10. メニューの「表示形式」をクリック
11. 開いたウィンドウで「表」をクリックし
12. さらに「表のプロパティ」をクリックすると次の画面が開きます。

図11　セルの背景色を変える

13. セルの背景色の▼（図11の赤丸）をクリックし
14. 開いたパレットで背景色を選びます。
15. タイトル行を選んでおき、次の図の「Ａ（テキストの色）をクリックし文字色を選びます（ここでは白を選択）。

図12　文字色を選ぶ

【表の複製】

次に、表全体をドラッグして選択し、

1. 選択した部分で右クリックして「コピー」をクリックし
2. 「２Ｆ押し入れ」の行の末尾にカーソルを置き
3. 右クリックして「貼り付け」をクリックします。

次の図のように表がコピーされます。

図13　表の複製

【セルの結合】

コピーして作成した表の「品名」列の上から２つ目、３つ目のセルを結合してみます。

1. 品名列の２行目と３行目のセルをドラッグして選択します

図14　セルの結合

2. 「表示形式」①をクリック
3. 「表」の右の▼②をクリックし
4. 「セルを結合」③をクリックします。

【文字の配置】

結合されたセルに「単一乾電池」と入力すると文字は左上隅に表示されます。これを、上下の中央に配置するにはセルにカーソルを置いた状態で、図14の③の下の方にある「表のプロパティ」をクリックします。次の画面が表示されます。

図15　表のプロパティ

「セルを垂直方向に配置」をクリックし開いたウィンドウで「中央」をクリックし「ＯＫ」をクリックすればセルの中央に配置されます。

  左右方向の中央に配置するには図10の①→②とたどります。

【列の挿入】

次に、個数の列の左に列を挿入し、現在の在庫個数と必要個数を入力できるようにしてみましょう。まず、「個数」のセルにカーソルを置きます。

図16　列を挿入

1. 「表示形式」①をクリック
2. 「表」の右の▼②をクリック
3. 「列を左に挿入」③をクリックします。 
4. 新しくできた列のタイトルを「在庫」に
5. その右の列のタイトルを「個数」から「必要」に変更します。

図16　列を挿入しタイトルを変更

【列幅の変更】

次に、在庫と必要の列幅を狭くしてみましょう。その２列のタイトルを選択し図15と同じ「表のプロパティ」を開きます。

図17　表のプロパティで列幅を変更

1. 「列の幅」①にチェックを入れ
2. ②に「1.5」（cm）と入力し
3. OK③をクリックします。

【行の挿入】

次に、行を増やしましょう。一番下の行にカーソルを置き右クリックします。

図18　右クリックして下に行を挿入

開いた画面で「下に行を挿入」をクリックすると行を追加できます。その後、CtrlキーとYキーを同時に押せば、押すごとに行を追加できます。行を増やすと、次の図のように表がページに分れて表示されることがあります。

図19　２ページに分れた表

【印刷レイアウトをオフに】

これは、画面表示が「印刷レイアウト」になっているからです。印刷しないで、パソコンやスマホ、タブレットで利用するなら「印刷レイアウト」をオフにした方が見やすいです。

1. 「表示」をクリックし
2. 「印刷レイアウト」をクリックしてチェックを外します。

図20　「印刷レイアウト」をオフにしたとき

「印刷レイアウト」をオフにすると表がページ境界で分断されることはありませんが、ページの境界で薄い線が表示されています（上図）。

  セルの結合をした部分がこの境界線上にくると結合したにもかかわらず薄い線が入ってしまいます。表が出来上がったら結合部分に境界線が来ないように表の上に改行を入れて位置をずらせます。

さて、物置には２F押し入れの表をコピーして貼り付け、セルの結合の解除と列の削除、行の削除を行ってみます。

1. 「２F押し入れ」の表全体を選択し
2. 選択した範囲の上で右クリックし
3. 「コピー」をクリックし
4. 「物置」の行末にカーソルを置き
5. 「貼り付け」をクリックします。

図21　表をコピーしセルの結合を解除

上図の様に「物置」の下の行に表がコピーされます。

次にに、セルの結合を解除するため、結合されたセルにカーソルを置きます。ここの例では上図に赤丸を付けた部分をクリックします。

【セルの結合の解除】

1. 結合を解除したいセルの上で右クリックし
2. 「セルの結合を解除」をクリックします。

 次に「在庫」列を削除してみます。

図22　列の削除

【列の削除】

1. 削除したい列の１つのセルの上で右クリックします。
2. 「列を解除」をクリックします。

 次に行を削除します。ここでは表の一番下の２行を削除してみます。

図23　行の削除

【行の削除】

1. 削除したい２行を選択し、その上で右クリックします。
2. 「２行を解除」をクリックします。

【目次を表示する】 

1. ドキュメントの先頭部分を表示する 

図24　ドキュメントの概要を表示

2. 左上の「ドキュメントの概要を表示」をクリックします。
3. 表示された目次から各保存場所へ飛べます。

【Googleアカウント】

パソコンで作成した「防災用品リスト」をスマホで見るには、パソコンとスマホで同じGoogleアカウントを使っている必要があります。もし、パソコンとスマホでGoogleアカウントIDに異なるメールアドレスを使っていたら、スマホ側のアドレスに統一しましょう。

   AndroidスマホのGoogleアカウントを変更しようとするといろいろ面倒なことが起こるからです。

パソコン側でGogleドライブアプリを立ち上げ、次のようにしてスマホで使っているアカウントを追加します。

図25　別のアカウントを追加

1. ①アカウントアイコンをクリックし
2. 開いたウィンドウで②「別のアカウントを追加」をクリック
3. 開いた画面でIDとパスワードを入力して追加します。

パソコンからアクセスするGoogleドライブは２つあることになり、スマホと連携するときはここで追加したアカウントに切換えます。

【Googleドキュメントアプリ】

パソコンではGoogleドライブからGoogleドキュメントを開きましたが、スマホなどのモバイル端末には「ドキュメント」というアプリが用意されています。「ドキュメント」アプリからはGoogleドキュメントだけにアクセスできます。

パソコンで作成した「防災用品リスト」をスマホで開くと、次のような画面が開きます。

図26　編集ボタン

【編集モード】

図26の赤丸を付けたアイコンをタップすると編集モードになり、スマホから編集できるようになります。

図27　編集完了ボタン

【編集の完了】

図27の赤丸を付けたチェックボタンをタップすると編集を完了します。当然、パソコンで見ても編集結果が反映されています。

【目次を表示】

目次を表示するには右上の縦３点ボタンをタップし、表示されたメニューから「ドキュメントの概要」をタップします。

図28　目次の表示

目次をタップして表の先頭にジャンプできます。

防災用品リストを他の人と共有することは、まずないとは思いますが、ここではGoogleドキュメントファイルの共有の仕方を体験してみましょう。

Googleドキュメントを他の人と共有するには下の図の赤枠を付けた「共有」をクリックします。

図29　「共有」ボタン

「共有」をクリックすると次のような画面が開きます。

図30　共有設定画面

特定の人と共有するのであれば①に相手のGメールアカウントIDであるメールアドレスを入力します。

1. そのアドレスがGメールアカウントとして登録されていれば、すぐ下にそのアドレスが表示されるのでクリックし、
2. 右端に表示される閲覧者／閲覧者（コメント可）／編集者のどれかにチェックを入れ
3. 共有することを相手に通知するメールを送信し
4. ⑤「完了」をクリックします。

これで、相手のGoogleドライブの「共有アイテム」から防災リストにアクセスできるようになります。

リンクを知っていればファイルにアクセスできるようにするには、

1. ②が「制限付き」になっていれば
2. ③の部分をクリックして②が「リンクを知っているインターネット上の全員が閲覧できます」に変更し
3. ④「リンクをコピー」をクリックします。
4. ⑤「完了」をクリックして共有設定を終了します。

これで、リンクがコンピューターに保存されたので、メールなどのメッセージ欄で右クリックして「貼り付け」を選べばリンクが貼り付きます。そのメールを受けた人がそのリンクをクリックすればあなたの「防災リスト」を閲覧できます。

Googleドライブというクラウドに保存した「防災リスト」はGoogle社がバックアップをして万が一に備えています。ファイルが壊れたり無くなったりするのは使用者側に原因があるのがほとんどだそうです。

「防災リスト」のコピーをGoogleドライブに作成するには次のようにします。

図31　Googleドキュメントのコピーを作成

1. ①「ファイル」をクリック
2. ②「コピーを作成」をクリックします。
3. 開いた画面で名前を確認し
4. OKをクリックします。

これでGoogleドライブに上の手順３で付けた名前のファイルが作成されます。変更しなければ「防災用品リストのコピー」となっています。

Googleドライブ自体を信用できないという向きには、自分のパソコンにワードファイルやPDFファイルなどの形式でダウンロードできます。

図32　様々な形式でファイルをダウンロード

1. ①「ファイル」をクリック
2. ②「ダウンロード」の右の▶をクリックします。
3. 開いた画面で③ファイル形式を選びます。

これでブラウザの設定で決まるフォルダーにファイルがダウンロードされます。デフォルトでは「ダウンロード」フォルダーのはずです。