Ｑ．サークルの会計簿

Googleスプレッドシートでサークルの会計さんが作る会計簿（現金出納帳）を作ってみましょう。会計さんが作成し、サークル内の関係する人たちと情報を共有するのに便利です。

  エクセルで作成したものをスマホで見るには少々面倒ですが、Googleスプレッドシートなら作成しながら即座に見せることができます。変更がすぐに反映され、保存操作もいりません。

 

（１）Googleスプレッドシートを開く

Googleスプレッドシートは、Googleドライブの環境で使える、エクセルに似たアプリです。クラウドで作成し、クラウドに保存します。パソコンにはブラウザーさえ入っていればＯＫです。

 

パソコンでGoogle検索画面を開いて右上の９点ボタンをクリックし「ドライブ」をクリックするとGoogleドライブが開きます（図１）。Googleドライブを初めて使うときはGoogleアカウントでログインする必要があります。Googleアカウントについては　 ネットの活用／Googleドライブとは　を参照してください。

 

図１　「新規」をクリックする

 

Googleスプレッドシートアプリを立ち上げるには「新規」ボタンをクリックします。

 ここではマイドライブにファイルを作成します。マイドライブに作成したフォルダーに作成するときは、そのフォルダーの中で「新規」ボタンをクリックします。

 

図２　Googleスプレッドシートをクリックする

 

開いたウィンドウで「Googleスプレッドシート」をクリックします。

 

図３　白紙のGoogleスプレッドシートが開く

 

【ファイル名】

図３の左上の「無題のスプレッドシート」をクリックし「会計簿」と入力します（図４）。

 ここに入力した文字列がGoogleスプレッドシート・ファイルのファイル名になります。

 

（２）会計簿を作成する

図４　文書のタイトルを入力する

 

【文書のタイトル】

  1. セルA1に「会計簿」と入力します
  2. セルA1からセルG1をドラグしてセル範囲A1:G1を選択します

図５　「セルを結合」ボタン

  1. 「セルを結合」ボタンをクリックします

図６　「中央」ボタンで文字を中央揃えに

  1. 「もっと見る」①をクリックします。
     この操作は、画面幅が広く「水平方向の配置」②ボタンが見えている場合は必要ありません。
  2. 「水平方向の配置」②をクリックし
  3. 「中央」③をクリックします。

図７　フォント・サイズ・太字・文字色

  1. 「フォント」④をクリックしてフォントを選択します。
  2. 「フォントサイズ」⑤をクリックし文字サイズを変えます。
  3. 「太字」⑥をクリックし、太字にします。
  4. 「テキストの色」⑦をクリックして文字色を変えます。

図８　枠を描く

 

【帳簿の作成】

  1. セルA3からセルG20をドラッグして選択します。
  2. 「枠線」→「すべての枠線」⑧の順にクリックします。

 

【タイトル行の作成】

  1. タイトル行に次のように入力します。
    セルA3：　No.
    セルB3：　年月日
    セルC3：　項目
    セルD3：　収入
    セルE3：　支出
    セルF3：　残高
    セルG3：　備考

図９　タイトル行を作成する

  1. タイトル行セルA3〜セルG3をドラッグして選択します。
  2. 「塗りつぶしの色」⑨クリックし、行の地色を選択します。
    ここでは濃い紺色を選択しました。
  3. 「フォント」④（図７）をクリックしてフォントを選択します。
  4. 「フォントサイズ」⑤をクリックし文字サイズを変えます。
    ここでは14ptを選択しました。
  5. 「太字」⑥をクリックし、太字にします。
  6. 「テキストの色」⑦をクリックして文字色を白にします。
  7. 「水平方向の配置」②をクリックし
  8. 「中央」③をクリックします。

図10　列幅の調整

 

【列幅の変更】

  1. 列Aを選択し右クリックします。
  2. 「単一列のサイズを変更」をクリックします。

図11　A列の幅の調整

  1. 開いたウィンドウで55（ピクセル）を入力しOKをクリックします。
  2. 他の列についても以下を目安に調整します。
    C列：　150 ピクセル
    G列：　210 ピクセル
    他はデフォルトの100ピクセルのままとしました。

図12　No.列の記入

 

【No.列に番号を入力】

  1. セルA4に１、セルA5に２を入力し
  2. セルA4とA5を選択し、セルA5の右下コーナー（上図左の赤丸）にマウスを移動します。
    マウスポインターの形状が＋になります。
  3. 下方向にセルA20までドラッグします。
     数字が右詰めになっているので、中央揃えに直します。
  4. 「もっと見る」（図12の右上の赤丸）をクリックし
  5. 「水平方向の配置」②（図６）をクリックし
  6. 「中央」③をクリックします。

【年月日列の書式設定】

図13　日付書式の設定

 

【年月日列の書式設定】

  1. セルA4〜セルA20を選択します。
  2. メニューバーの「表示形式」をクリックし
  3. 「数字」を選択し
  4. 「日付」をクリックします。
    ※ これで年月日欄に1/1のように入力すると2021/01/01と表示します。

【収入／支出／残高列の書式設定】

  1. セルD4〜セルF20を選択します。
  2. メニューバーの「表示形式」をクリックし
  3. 「数字」を選択し
  4. 「通貨（端数切捨て）」をクリックします。

【計算式の設定】

  1. セルF4に、半角で次のように入力します。
    =D4-E4
  2. セルF5に、半角で次のように入力します。
    =F4+D5-E5
  3. セルF5を選択し右下コーナーにマウスを移動しマウスポインターの形状が＋になったら
  4. 下に向けてセルF20までドラグします。

図14　ほぼ出来上がり

 

（３）もうひと工夫

■ 残高列の ¥0 を消す

残高列の入力してない行にまで ¥0 が表示されています。また、試しに収入や支出を入力してみると残高が下の行にまで同じ額が表示されてしまいます。この見苦しさをなくすには、次のようにします。

 

セルF4に次のように入力します。

=if(and(D4="",E4=""),"",D4-E4)

 

セルF5に、まず次のように入力します。

=if(and(D5="",E5=""),"",F4+D5-E5)　　続いて、

セルF5の右下コーナーをセルF20までドラッグします。

 

■ 項目を選択して入力できるようにする

項目列にはほとんどが決まった文言を入力しますので、リストから選択できるようになると便利です。選択リストを組み込むため、まず適当な列に次のように入力します。J3:J7がリスト範囲です。

 

セルJ3　に　会費

セルJ4　に　サークル指導料

セルJ5　に　お茶会

セルJ6　に　懇親会

セルJ7　に　前期繰越金

 

次に、セルC4〜セルC20を選択した上で、メニューバーの「データ」をクリックして開くメニューで「データの入力規則」をクリックします。

 

図15　データの入力規則

 

この画面を開く前に項目列の入力範囲（C4：C20）を選択しておいたので、図15の「セル範囲」のところにこの範囲が表示されています。

 

その下の条件のところでは、「リスト範囲で指定」の右端のボタン（赤丸）をクリックしてセルJ3からセル7をドラッグします。

 

OKボタンをクリックするとリストが組み込まれます。項目列のセルの右端に小さな▼が表示され、クリックするとリストから項目を選択できます。

▼をクリックしないで項目を手入力できますが、そうするとセルの右肩コーナーが赤く表示され、そこにマウスを移動すると「無効：　指定した範囲内の値を入力してください」と表示されます。

 

■ シート名を入力

下の図の赤枠で囲った部分をダブルクリックしてシート名を入力できます。

 

図16　シート名の入力