Ｍ．簡単・会員管理
Googleスプレッドシートの活用例です。GoogleスプレッドシートはMicrosoft Excelに類似のアプリですが、クラウド上で使えるため他の人との共有が容易です。ここでは、ハイキングのサークルの幹事さんなどが会員の参加・不参加を記録して集金額の合計や平均年齢などを算出する仕組みを作ってみます。スプレッドシートはクラウド・アプリですから、他のメンバーとの共有が容易です。
Googleスプレッドシートに限らず、Googleドキュメント、Googleスライド、GoogleフォームなどGoogleのクラウド・アプリは工夫次第でさまざまなシチュエーションで利用できそうです。すべて、あなたのGoogleドライブが起点です。
次の順序で説明しています。興味のある項目をクリックしてご覧ください。
１．Googleスプレッドシートを新規作成する
Googleスプレッドシートへは、パソコンからはGoogleドライブから、スマホやタブレットではGoogleスプレッドシート・アプリからアクセスします。あらかじめ、Googleアカウントを取得しておきます。
iPhoneからもGoogleクラウド・アプリを利用できます。
（１）パソコンを使って
ブラウザーのChromeを使ってのアクセスが便利です。Chromeを立ち上げます。
ブラウザーがエッジの場合、Google検索（www.google.com）にアクセスしても同じ画面が開きます。
図１ Google検索画面の9点ボタンをクリック
① 9点ボタンをクリックし
②「ドライブ」をクリックします。
次のようなGoogleドライブ画面が開きます。
はじめて開くときにはGoogleドライブの案内が表示されますが、画面の指示に従って進んでください。
図２ Googleドライブの初期画面
③ 「新規」をクリックします。
図３ スプレッドシートを新規作成
④ 「Googleスプレッドシート」をクリックします。
⑤ 「空白のスプレッドシート」をクリックします。
ここまでで新しいスプレッドシートが開きました。下のリンクをクリックしてシートを完成させましょう。
（２）スマホやタブレットを使って
パソコンでGoogleスプレッドシートを作り始めた場合は、Googleドライブから開けます。
● Googleドライブ
Androidデバイスをお使いなら、GoogleドライブはGoogleフォルダーにあります。iPhoneの場合はApple Storeからダウンロードしインストールします。
スマホやタブレットからGoogleスプレッドシートを新規に作成するにはGoogleスプレッドシート・アプリを立ち上げます。アプリがない場合はストアからダウンロードしインストールします。
● Googleスプレッドシート アプリ
Googleスプレッドシートアプリはスプレッドシートだけに特化したアプリです。パソコンで作成したGoogleスプレッドシートも開いて閲覧・編集ができます。
図４ Googleフォルダー内のスプレッドシートアイコン
「スプレッドシート」アイコンをタップします。
図５ スプレッドシート一覧
パソコンで作成した「スプレッドシート」のアイコンが表示されるのでタップして開きます。
スマホで新しいスプレッドシートを作成するときは画面右下の ＋ （図５）をタップします。新規にスプレッドシートを作成するときは、パソコンの方がうんと楽に作業できます。ここでは、パソコンでシートを新規作成するものとして説明を続けます。
２．会員管理シートを作成する
空白のスプレッドシートに、まず名前を付けましょう。パソコンでシートを新規作成しフォームを整えてから、スマホでアクセスする方が楽に進められます。ここではパソコンでシートを新規作成したものとして進めます。
上の画像の左上に赤線で囲った「無題のスプレッドシート」をクリックし名前を付けます。ここでは「桜を見る会参加者」としてみます。
桜を見る会の開催案内状を出し、参加を通知してきた人にチェックを入れ、参加人数を集計することを考えてみます。
次のような名簿を作成し、案内状を出した人の名前を記入します。
３．チェックボックスを追加する
参加通知の欄には、スマホで操作しやすいようにチェックボックスを設けます。
① セルC3からセルC12を選択します。
② 挿入メニューを開き「チェックボックス」をクリックします。
４．人数を集計する
セルC14には参加通知欄にチェックを入れた人数合計を表示するように関数を入力します。チェックボックスにチェックを入れると値Trueを返すことを利用して、関数countifで集計します。
① セルC14に半角で＝を入力します。
② 続いてcountif(C3:C12,true)と入力します。
③ エンターキーを押します。
セルC14を選択すると、組み込んだ関数式 =countif(C3:C12, true) が下図の赤枠で示す fx に表示されます。
５．寄付金の合計を求める
寄付金額の列には金額を入力することとします。セルD15（赤枠）に寄付金額の合計を表示してみます。
① 寄付金の合計を表示するセルD15をクリックする
② 横３点ボタンをクリックしメニューを拡張する
③ Σをクリックして関数のメニューを表示する
④ SUMをクリックする
⑤ セルD15に =SUM( )と自動的に入力される
⑥ マウスでセルD3からセルD12までをドラッグする
⑦ Enterキーを押す
セルD15を選択すると、組み込んだ関数式 =SUM(D3:D12) が下図の赤枠で示す fx に表示されます。
６．寄付金の平均を求める
セルD16（赤枠）に寄付金額の平均を表示してみます。
① 寄付金の平均を表示するセルD16をクリックする
② 横３点ボタンをクリックしメニューを拡張する
③ Σをクリックして関数のメニューを表示する
④ AVERAGEをクリックする
⑤ セルD16に =average( )と自動的に入力される
⑥ マウスでセルD3からセルD12までをドラッグする
⑦ Enterキーを押す
セルD16を選択すると、組み込んだ関数式 =AVERAGE(D3:D12) が下図の赤枠で示す fx に表示されます。
７．メモを記入する
「寄付金額」の欄の右に「メモ」欄を追加してみます。
① 「メモ」欄を作るセルE2からセルE12を選択する
② 横３点をクリックしてメニューを拡張する
③ 「枠線」をクリックする
④ 「格子」をクリックする
⑤ セルE2に“メモ”と入力する
⑥ 書式をコピーするためセルD2を選択し
⑦ 「書式を貼り付け」をクリックして
⑧ セルE2をクリックするとセルD2と同じ書式がセルE2にコピーされる
次に「メモ」欄の幅を増やしてみます。
⑨ 列ラベルEの上で右クリック
⑩ 「単一列のサイズを変更」をクリック
⑪ ここでは200と入力し「OK」をクリックします。
メモ欄にはスマホから入力してみましよう。パソコンで編集した結果は、スマホで即座に閲覧・編集できます。（パソコンとスマホとで同じGoogleアカウントでログインしているからです）
スマホのGoogleスプレッドシート アプリをタップします。「桜を見る会参加者」というファイルをタップして開き、安倍晋三さんの行のメモを書き込んでみます。
メモを書き込むためセルをタップすると画面は次の様になります。
⑪ メモを記入するセル（ここではセルE3）をタップする
⑫ テキスト入力エリア⑫が開きます。
⑬ メモを記入し
⑭ ✔をクリックします
８．共有の設定
パソコンに戻ってファイルを共有する人を設定します。
Google系アプリで作成したファイルを編集できるのは、Googleアカウントを持っている人です。したがって、共有設定する相手のメールアドレスは原則としてGメールです。
ただし、Gメールでないアドレスでも「招待状」を送る方法があります。招待状を受け取った相手が、Googleアカウントでログインすればファイルを編集できます。
ファイルを共有するには次のようにします。
① 右上端に表示されている「共有」をクリックし
② 相手のメールアドレスを入力し
③ 鉛筆マークの右の小さな▼印をクリックし共有権限を選択し
④ 「送信」をクリックします。
「完了」はメールアドレスを入力すると通信文入力エリアと「送信」ボタンに変わります。
共有権限で「編集者」とはあなたができると同じ事を相手もできます（ファイルを削除することも可能です）。「コメント可」はファイルの編集はできないがコメントの仕組みを使って書き込めます。「閲覧者」は編集もコメントもできず、ファイルを見るだけです。
②で入力したメールアドレスから、Gメールアカウントを持たない人と判断されると次のような画面が開きます。
「招待状を送信」をクリックして「送信」をクリックすると、後刻、相手がGメールアカウントでログインするとファイルを編集できるようになります。