ファイルやフォルダを共有する
Googleドライブにあるファイルやフォルダを他の人も閲覧または編集できる状態にすることを「共有する」と言います。
（１）リンクを送って共有する
１回限りの共有に向いています。相手がＧメールを持たなくてもＯＫです。継続して、特に複数のファイルやフォルダを共有するときには「Gメールで共有」が便利です。
共有したいファイルやフォルダーのアイコンの上で右クリックすると次のようなウィンドウが開きます。
「リンクを取得」をクリックすると次の画面が開きます。
「制限付き」と表示されていれば赤丸の▼をクリックします。
※ 「制限付き」のままで「リンクをコピー」してメールなどで通知したとき、下の（２）項で説明するGメールによる共有をしている相手だけがそのリンクを開けます。
①「リンクを知っている全員」と表示されていることを確認して
②▼をクリックすると相手に許す権限を選択できます。
閲覧者 見るだけを許可しコメントを記入したり編集は許しません。
閲覧者（コメント可） 見ることとコメント記入を許可します。
編集者 ファイルの内容の編集とコメント記入を許可します。
③ 「リンクをコピー」をクリックし
④「完了」をクリックしてウィンドウを閉じます。
※ フォルダの共有リンクを相手に伝えると、相手はそのフォルダ内のすべてのファイルに、許可した権限でアクセスできます。
これでパソコン内のクリップボードにリンクが保存されました。
リンクの伝え方の一例を書いておきます。メールでリンクを送るためにOutlookを開きます。メール本文の中でリンクを貼り付けたい位置でクリックしてカーソルを置き、右クリックして「貼り付け」をクリックすると次のように長い文字列が張り付きます。
メールを受けた人が、この長い文字列をクリックすればリンクが開きます（ここではGoogleドキュメントが開きます）。これでもよいのですが、次のようにすると受け手には分かりやすくなります。
① ドキュメントのファイル名を入力して選択します。
② 「挿入」メニューから「リンク」をクリックします。
③ 「リンクを挿入」をクリックすると次の画面が開きます。
④ 「アドレス」の右の入力枠で右クリックし「貼り付け」をクリックするとクリップボードにあるデータが張り付きます。
⑤ OKをクリックするとメール本文の「ぱそこんのぱ」の部分にリンクが組み込まれます。
リンクの文字は一般に青で下線が引かれます。メールの送信前にはCtrlキーを押しながらリンクをクリックすると開きます。メールを受信した人はリンク文字をクリックすればリンクが開きます。長いリンク文字列を張り付けるより、文字列にリンクを組み込んだ方が簡潔なメール文になりませんか？
（２）Ｇメールで共有する
Gメールで共有すると、共有相手はGoogleドライブの「共有アイテム」からいつでもファイルやフォルダにアクセスできるようになります。リンクを送っての共有では相手が積極的にGoogleドライブを使っていなくても共有できますが、Gメールでの共有は相手がGoogleドライブを使っていることが前提です。
Ｇメールを使って共有するには、ファイルやフォルダのアイコンの上で右クリックします。次のようなウィンドウが開きます。
「共有」をクリックすると次のウィンドウが開きます。相手のＧメールアドレスを赤枠部分に入力します。
メールアドレスが正しければすぐ下にGメールが表示されるのでクリックします。
① 複数の人と共有するときは続けてＧメールを入力します。許可する権限が異なれば⑤「送信（または共有）」をクリックしてウィンドウを閉じ、改めてアイコンの上で右クリックするところから始めます。
② ▼をクリックして、相手に許可する権限を設定します。
閲覧者 見るだけを許可しコメントを記入したり編集は許しません。
閲覧者（コメント可） 見ることとコメント記入を許可します。
編集者 ファイルの内容の編集とコメント記入を許可します。
③ 「通知」に✓が入っているとその下に入力したメッセージをＧメールで送信します。✓を外しておくとメールは送信されず。⑤のボタンは「共有」に変わります。
④ このボタンをクリックすると次のウィンドウが開きます。
「編集者は…」にチェックが入っていると編集権限を与えられている人は新しいメンバーを共有に追加したり、他の人のアクセス権限を変更できます。
「閲覧者と…」にチェックが入っていると閲覧者権限と閲覧者（コメント可）権限の人の画面にダウンロード、印刷、コピーの項目が表示されますが、チェックを外しておくと閲覧者権限と閲覧者（コメント可）権限の人はダウンロード、印刷、コピーができません。
⑤ 「送信」を押せば相手にＧメールでメッセージが届き共有関係が設定されます。③の✓が外してあると「共有」に変わっており、クリックすると共有関係が設定されます。
（３）マイドライブと共有アイテム
Googleドライブを開くと最初に「マイドライブ」が開きます。画面左は次のようになっています。
他の人があなたとファイルやフォルダーを共有設定したとき、あなたがGoogleドライブの「共有アイテム」をクリックすると画面の右側に表示されます。あなたの「マイドライブ」にあるファイルやフォルダーをＡさんと共有すればＡさんのアカウントで開いたGoogleドライブの「共有アイテム」に表示されます。
あなたのマイドライブにあるファイルやフォルダをあなたの「共有アイテム」に入れようとしても、それは無理です。ほかの人があなたと共有したファイルやフォルダーを見る入り口が「共有アイテム」です。
一方で、あなたの「マイドライブ」にあるファイルやフォルダーは共有設定しない限り他の人はアクセスできません。Googleドライブを開くと右側には「候補リスト」から始まり、その下にあなたのフォルダーやファイルが並びます。「候補リスト」は便利機能で、あなたが最近開いたファイルのアイコンが並びます。その中にはほかの人のファイルがあるかもしれません。それはあなたと共有関係の設定されたファイルで、しかもあなたが開いたファイルです。それが他の人のファイルであることから、自分のファイルも他の人に見えているのでは…と考える人がいますが、共有しない限り他の人には見えません。