Ｐ．今年はメールで年賀状

はがきの年賀状には捨てがたい味がありますが、今年はディジタル化の波に乗って、メールで年賀状の一斉配信にチャレンジしてみましょう。

 

ここではワードとエクセルを使って、宛先ごとにメッセージを変えてメールを出す方法を書いています。ワードの「差し込み文書」機能を使います。メールを送信するときにはメールソフトのアウトルックを立ち上げておく必要があります。

 

Ａ．準備

まず、ワードで年賀状本文を作成します。ワードで新規に白紙を開いて画面右下で「Webレイアウト」ボタンをクリックします（下図）。メールで送る賀状ですので用紙の境界を気にせず画面レイアウトができます。 

 図１　Webレイアウトで作成する

 

ここでは次のような賀状を作成してみました。賀状の絵柄は次のサイトからも入手できます。

 

 

 図２　ワードファイルの作成例

 

マスクをした牛の画像の下には相手の姓名を、「...今年もよろしくお願いします」の下には相手に合わせたメッセージを挿入します。

 

次にエクセルで相手のメールアドレスや挿入するメッセージを用意します。これらメールアドレスやメッセージなどのメール１通分の情報をエクセルの１行に書き込みます。ですから送りたいメールの数だけの行を作成することになります。このような使い方では、行のことをレコード、列のことをフィールドと呼びます。

 

図３　データファイルの作成例

 

上図のエクセルファイルには４レコードが作成してあり、各レコードにはNo、姓、名、敬称、メールアドレス、メッセージフィールドがあります。先頭行はフィールド名が書き込まれたタイトル行になっています。シート名はmailです。このようなエクセルファイルをデータファイルと呼びましょう。

 

まず最初に、自分や家族のメールアドレスに限定したデータファイルを作って送信してみます。上手く送信できたら、メールが想定したレイアウトで届いているかを確認します。その後で、本番のエクセルファイルを作成しましょう。

  テスト用と本番用のデータを、１つのエクセルファイルにシートに分けて用意するのは危険です。テストのつもりで本番のデータを送信してしまう恐れがあります。テスト用と本番用の２つのエクセルファイルを作成しておく方が無難です。

 

 

Ｂ．２つのファイルを関係づける

ワードファイルとエクセルファイルを関係づけるには次の作業が必要です。

（１）ワードとエクセルファイルを連結する

（２）エクセルのフィールドをワードファイルに挿入する

 

ここではワードファイルを「年賀メール.docx」、エクセルファイルを「年賀データ_テスト.xlsx」としましょう。「年賀データ_テスト.xlsx」は本番の「年賀データ.xlsx」と同じですが、自分のアドレスなど２～３のメールアドレスだけを記入した、テスト用のファイルです。

 

（１）ワードとエクセルファイルを連結する

  1. 「年賀メール.docx」を開く

図４　差し込み印刷の開始

  1. ①「差し込み文書」メニューをクリックする
  2. 開いたリボンの ②「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックする
  3. 開いたウィンドウの ③「電子メールメッセージ」をクリックする

図５　宛先の選択

  1. ④「宛先の選択」をクリックする
  2. 開いたウィンドウの⑤「既存のリストを使用」をクリックする

図６　データファイルの選択

  1. ⑥「ドキュメント」をクリックする
  2. 開いたウィンドウで年賀データ_テスト.xslxを探す
  3. 見つかったファイルアイコンを選択し⑦「開く」をクリックする

図７　シートの選択

  1. ⑧使用するシートをクリックして選択し
  2. ⑨ＯＫをクリックする。

以上でワードとエクセルの連結が完了しました。

 

（２）フィールドをワードファイルに挿入する

続いて、データファイルのフィールド（差し込みフィールド）をワードファイルに埋め込みます。

 

図８　差し込みフィールドの挿入

  1. ⑩「差し込み文書」ボタンをクリック
  2. フィールドを挿入する位置をクリックし⑪文字カーソルを置く
  3. ⑫「差し込みフィールドの挿入」ボタンの▼をクリック
  4. 挿入するフィールド⑬をクリックする

ここでは姓・名・敬称を続けてクリックしています。上図の様にフィールドを挿入した後でフィールドを選択し文字フォントや文字サイズを設定したり、フィールド間に空白を挿入したりできます。

 

図９　年賀メール.docの完成

 

ワードファイルが完成したのでファイル／名前を付けて保存で「年賀メール」という名前で保存します。

Ｃ．メール送信のテスト

ワードを終了していたときは、立ち上げるとデータファイルを読み込むかどうかの確認メッセージ（図14）が表示されるので「はい」をクリックします。テスト送信の前にメール文面のプレビューをして「メッセージ」の改行位置などを確認します。

 

（１）メール文面のプレビュー

次のようにしてプレビューします。進む・戻るボタンをクリックして送信予定のすべてのメールをプレビューできます。

  1. 「年賀メール.docx」を開き「差し込み文書」メニューをクリック

図10　メール文面のプレビュー

  1. ⑫「結果のプレビュー」をクリック
  2. ⑬進むボタンで次のメールをプレビュー（戻るボタンで戻る）

特に「年賀データ.xslx」のメッセージフィールドに書き込んだ１行分の文章が長いと他の部分の文章と不釣り合いになります（上図赤点線）。エクセルのセルの中で改行したいときはAltキーを押しながらEnterキーを押します。

 

図11　メッセージフィールドに改行を挿入

 

この様に改行すると他の部分と文字幅のつり合いがとれます。ただし、１行の長さがスマホの横幅より長いところで改行するとスマホで見たとき不自然な位置に改行が入ってしまいます。スマホの横幅より短い長さで改行を入れた方が無難です。

 

（２）送信テスト

 続いて、自分宛てのメールアドレスだけが記入されている「年賀データ_テスト.xlsx」ファイルをＢ項（１）の手順で連結して送信テストをしてみましょう。

 

図12　メール送信のテスト

  1. Outlookを立ち上げておきます
    Outlookのデフォルトのアカウントを差出人としてメールを送信します。
  2. 「差し込み文書」メニューをクリックする
  3. ⑭「完了差し込み」ボタンの右下にある▼をクリックする
  4. ⑮「電子メールメッセージの送信」をクリックする

次のようなウィンドウが開きます。 

図13　電子メールに差し込み

  1. ⑯「メールアドレス」フィールドを選択する
  2. ⑰ではメールの件名を入力。ここでは謹賀新年としました。
  3. ⑱のメール形式は「HTML」を選択します。
  4. ⑲⑳では送信するレコード番号を入力します。
    ここではテスト用に２件のレコードを作成してあります。
  5. 最後にＯＫをクリックするとメールが送信されます。
  6. ワードファイルを上書き保存してワードを閉じます。

 送信したアドレスに届いたメールの送信元アドレスや件名、レイアウトの崩れなどをチェックしておきましょう。

 

Ｄ．本番メールを送信する

ワードファイル（年賀メール.docx）を立ち上げると次のような画面が表示されます。 

 図14　データの確認

 

前回に関係づけたエクセルファイルのままで良いときは「はい」をクリックします。データファイルの内容を変更していてもかまいません。

 

メールの送信テストをした後に本番メールを送信するときのように、異なるデータファイルを使いたいときは「いいえ」をクリックします。「はい」の場合と同じように、図９のような画面になりますが、データファイルが連結されないためプレビューボタンが機能しません。

 

Ｂ項（１）の手順で、データファイルを連結して、Ｃ項のテスト手順と同じ方法でメールを送信します。

 

Ｅ．送信した後で…

はがきの年賀状のお付き合いがなかった人たちに、年賀を機会にメールを出して旧交を温めるのもよいものです。しかし、次のような点に注意です。

  • しばらくメールのやり取りをしていない人のメールアドレスが変わっている場合があります。メールを出した後で英文の不達通知が届かないか、チェックしましょう。メールアドレスの入力間違いも含め、翌年のためにデータファイルを修正しておきましょう。
  • データファイルに別のシートを設けて、喪中のため送信しなかった相手先や、返信のあった相手先を記録しておけます。そのシートには「メールアドレス」フィールドなど送信データを書き込まないようにすれば安心です。
  • 喪中の連絡は年賀状のつきあいがない人からは届かないでしょう。喪中を知らずに賀状メールを出してしまい、返信ではじめて知ることもありえます。
  • ワードに挿入した画像が、相手方で表示されないことがあります。特にAndroidスマホのＧメールアプリで表示されません。BlueMailというアプリではAndroidでも表示されます。iPhoneでのＧメールアプリはＯＫのようです。メールアドレスがキャリアメールの場合は画像が表示されないのでは？と思えます。このようなことがあるので、画像を含めない工夫が必要といえます。